Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 12.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry 1811499-7 Ristipellontie 14, 00390 Helsinki

1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Ina Tiittula ja Marja Pesonen, toimisto(at)hac.fi

1. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta yhdistyslainsäädäntöön sekä Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Tietojen käsittely perustuu toimijoiden (ml. joukkueen johtaja, valmentaja) osalta Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastus- ja kilpailutoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- kilpailutapahtumiin osallistuminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
- tiedottaminen yhdistyksen yhteistyökumppaneista

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
- Alaikäisen jäsenen osalta:

* Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
* Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Sportti-ID eli lisenssinumero
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten vaatekoko, mahdolliset ruokarajoitteet ja allergiat, kuvauslupa

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimijoista:

- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- myClub jäsennumero
- Sportti-ID eli lisenssinumero
- Laskuihin ja kulukorvauksiin liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, myClub jäsennumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsenet ja toimijat ovat velvollisia ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Helsinki Athletics Cheerlearders HAC ry:lle.

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa kilpailu- tai muuhun tapahtumatoimintaan osallistumista varten kilpailutoiminnan järjestäjätaholle, ja mahdollisten majoitus- ja kuljetuspalvelujen tarjoajalle.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin muille tahoille. Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa yksittäistapauksissa EU tai ETA alueen ulkopuolelle, mikäli hän osallistuu kilpailuun tai tapahtumaan, joka järjestetään EU tai ETA alueen ulkopuolella.

Muissa tapauksissa henkilötietoja ei siirretä EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Rekisterinpitäjän kirjanpito on ulkoistettu.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Yhdistyksen jäsenten tietoja käsitellään pääsääntöisesti myClub palvelussa. Rekisteriä voi käyttää henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

- Toimijan henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on mukana toiminnassa.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan kun henkilö on seuran jäsen. Tiedot poistetaan jäsenyyden päättymisestä kahden vuoden päästä edellyttäen, että jäsenvelvoitteet on hoidettu. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
- Laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään Kirjanpitolain edellyttämän ajan.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Rekisteröity voi hallinnoida ja päivittää omia jäsentietojaan kirjautumalla myClub palveluun. Tarpeen vaatiessa tietoja koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.